Îmbunătăţirea performanţei cabinetului


Originally published in Compendium, an AEGIS publication.

O abordare analitică a îmbunătăţirii performanţei cabinetului

An Analytical Approach to Improving Practice Performance by Roger P. Levin, DDS. Originally published in Compendium of Continuing Education in Dentistry 35(3) March 2014. Copyright © 2014 to AEGIS Communications. All rights reserved.

Cu ocazia unui recent seminar, unul dintre speaker – CEO la revista „Fortune 500” – a subliniat că majoritatea planurilor strategice de afaceri eşuează pentru că cei care iau decizii uită să înceapă prin a se întreba “În ce stadiu ne aflăm?” Deşi prezentarea sa a inclus şi dezbaterea altor două întrebări – “Încotro ne îndreptăm?” şi “Cum vom ajunge acolo?” – prima întrebare este supremă, pentru că fără a primi răspunsuri specifice la ea, celelalte două nu mai contează.
Mulţi medici dentişti care experimentează o performanţă financiară slabă o atribuie factorilor externi, cum ar fi recesiunea, redresarea lentă, prudenţa consumatorilor şi competiţia intensificată. Desigur, aceste “variabile ale jocului” au modificat profund afacerea din domeniul medicinei dentare. Totuşi, învinuirea pieţei a determinat mulţi dentişti să adopte una dintre strategiile imprudente. Strategia pasivă implică reducerea cheltuielilor generale, amânarea planurilor, aşteptând ca “lucrurile să revină la normal”. O abordare mai activă, dar nu mai eficientă, constă în implementarea unor soluţii de rezolvare rapidă, care adesea fac mai mult rău decât bine.
Din fericire, există un alt mod de a stimula creşterea rapidă a cabinetului: analizarea datelor de performanţă pentru a identifica problema înainte de a crea o soluţie.

Valoarea analizei cabinetului

Odată ce un medic dentist acceptă faptul că aşteptarea pentru ca lucrurile să meargă mai bine nu funcţionează, devine evidentă necesitatea unei acţiuni decisive. Identificarea celei mai bune soluţii necesită o analiză cantitativă a situaţiei actuale a cabinetului – una bazată nu pe generalizări vagi, ci pe valori numerice specifice. Utilizată ca punct de plecare pentru procesul de planificare strategică, analiza face posibilă identificarea, extragerea şi documentarea acestor statistici vitale în mod obiectiv. Ca şi fundament pentru dezvoltarea strategiilor de dezvoltare pe termen scurt şi lung a cabinetului, această analiză este de nepreţuit.

Valori metrice

Performanţa şi starea actuală a oricărui cabinet – adică determinarea situaţiei prezente – se poate exprima în cifre. Aceasta implică mai multe etape, după cum urmează:

1. Decideţi cifrele pe care doriţi să le extrageţi sau să le înregistraţi

Deţinerea unui volum prea mare de informaţii este o problemă majoră, la fel ca şi cea a datelor insuficiente. Abundenţa de informaţii nu ascunde doar barierele reale ale creşterii economice, ci suprataxează totodată timpul şi răbdarea medicilor dentişti până la punctul în care ei abandonează cu totul procesul analitic.
Profilul fiecărui cabinet variază, la fel cum dentiştii au diverse obiective profesionale şi personale, astfel încât nu există niciun set unic de numere cheie care trebuie colectate. Următoarele întrebări pot ajuta însă medicii dentişti să decidă care valori metrice contează cel mai mult pentru ei:

  • Câte referinţe primeşte cabinetul şi câte dintre ele se transformă în pacienţi noi?
  • Câţi pacienţi actuali oferă cel puţin o referinţă pe an?
  • Care este rata de acceptare a cazului?
  • Câte cazuri acceptate implică mai degrabă tratament comprehensiv, decât terapie unidentară?
  • Câţi pacienţi activi sunt programaţi în prezent?
  • Câţi pacienţi inactivi sunt trecuţi în evidenţele cabinetului?
  • Care este venitul brut al cabinetului?
  • Care sunt cheltuielile cabinetului pentru exploatările fixe şi variabile?
  • Care este venitul net al cabinetului?
  • Care sunt veniturile realizate pe care cabinetul nu le colectează?
  • Câte ore facturabile pontează medicul dentist şi igienistul dentar?
  • Câţi pacienţi nu s-au prezentat, au anulat şedinţa în ultimul moment sau au întârziat?

2. Colectaţi date pertinente şi asamblaţi-le într-un format gestionabil

Odată ce s-a identificat un set de date statistice esenţiale, medicul şi echipa – sau un analist expert – colectează datele. O parte din date vor proveni din declaraţiile de profit şi pierderi şi din alte înregistrări financiare. Altele vor fi extrase din alte surse, precum bazele de date ale software-ului de management, jurnalul de programări, fişele pacienţilor, fişele de pontaj, oralele de lucru, etc. Ţineţi cont de faptul că unele informaţii pot să nu fie disponibile pentru că ele nu au fost înregistrate niciodată (o problemă care trebuie imediat corectată, astfel ca informaţiile să fie disponibile pentru analizele ulterioare).
După obţinerea valorilor metrice, ele trebuie alăturate astfel încât să fie uşor de găsit, de revizuit şi evaluat.

3. Comparaţi statistica actuală a cabinetului cu normele şi ţintele sugerate

Cabinetul poate determina unde se situează din punct de vedere financiar prin compararea valorilor aferente – venituri, cheltuieli generale, profituri nete, etc – cu normele naţionale, sau dacă sunt disponibile, cu normele regionale. Pentru o perspectivă mai detaliată, practicienii pot compara valorile lor cu diverse ţinte cheie, precum următoarele:

  • menţinerea unui procent de 98% din totalul pacienţilor în permanenţă programaţi;
  • colectarea a 99% din toţi banii datoraţi cabinetului;
  • creşterea producţiei anuale cu 15-18%;
  • limitarea cheltuielilor generale la un maxim de 59% (pentru dentiştii generalişti);
  • menţinerea ratei pacienţilor care nu se prezintă la maxim 1%;
  • motivarea unui procent de 40-60% din pacienţi să recomande cel puţin un nou pacient pe an;
  • reactivarea a 85% din totalul pacienţilor inactivi;
  • finalizarea a 90% din cazurile prezentate la cabinet.

În acest punct cabinetul obţine o imagine clară a situaţiei în care se află din punct de vedere financiar. Acum trebuie să determine de ce a ajuns acolo.

4. Analizarea valorilor pentru a identifica cauzele majore ale problemelor de dezvoltare

Liderul cabinetului poate vedea astfel mult mai mult decât o simplă aplatizare sau diminuare a producţiei. Devin vizibile motivele performanţei slabe. De exemplu, poate colectarea veniturilor este slabă sau cabinetul nu prezintă sau nu finalizează destule cazuri complexe. Sau probabil cabinetul a permis unui număr prea mare de pacienţi să devină inactivi ori pacienţii nu recomandă cabinetul unui număr suficient de mare de pacienţi noi. Pot exista numeroase dificultăţi cu care se confruntă cabinetul. Prin descoperirea exactă a acestora, medicul se poate concentra pe domenii specifice de îmbunătăţire.

5. Alăturarea cifrelor actuale de performanţă cu obiectivele aspiraţionale

Această etapă este sugerată cu scopul de a ridica ştacheta îmbunătăţirilor. Să presupunem că un cabinet colectează doar 91,3% din facturi – media cabinetelor americane raportată pentru anul 2013, potrivit Levin Group Data Center™. În acest caz, un sistem îmbunătăţit de colectare menit să atingă un obiectiv de 99% ar spori semnificativ încasările. Dacă există un procentaj crescut de pacienţi care nu se prezintă la programare lăsând goluri neproductive în program, se ştie că personalul de la recepţie trebuie să optimizeze programările pentru a atinge ţinta de < 1%.
În această etapă, medicul dentist bine informat va identifica soluţii mai bune în dezavantajul remediilor rapide, cu efect limitat pe termen scurt. Va obiectiva clar paşii unei acţiuni eficiente. Mai mult, cabinetul va opera cu un set complet de scopuri specifice.

Concluzii

Pentru mulţi deţinători de cabinete, perspectiva de a conduce acest proces analitic poate fi descurajantă. Alături de necesitatea obiectivităţii, aceasta determină mulţi medici dentişti să solicite asistenţă din partea unor analişti de afaceri calificaţi, cu cunoştinţe în domeniul dentar. Indiferent că se foloseşte sau nu un expert extern, stomatologii pot beneficia de confort, ştiind că odată ce s-a efectuat o astfel de analiză, urmărirea performanţei şi implementarea analizelor ulterioare vor fi mult mai simple.

Cel mai important, probabilitatea dezvoltării unor strategii de succes pentru dezvoltare va creşte brusc atunci când procesul de planificare începe cu întrebarea “În ce stadiu ne aflăm?” şi se proiectează o analiză a cabinetului pentru a oferi răspuns la această întrebare esenţială.

Despre autor:

Roger P. Levin, DDS
Chief Executive Officer,
Levin Group, Owings Mills, Maryland
www.levingroup.com

written by

The author didn‘t add any Information to his profile yet.

Comments are closed.

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!