Protocol de încasări în trepte multiple.

Originally published in Compendium, an AEGIS publication.

Multi-Step Protocol to Collect What You Produce by Penny Reed Limoli.
Originally published in The Compendium of Continuing Education in Dentistry 32(4), May 2011.Copyright © 2011 to AEGIS Communications. All rights reserved.
Traducere, redactare şi adaptare: Asist. Univ. Dr. Blanka Petcu


[fb-like]

Introducere

În lumea pragmatică stomatologică, o lună cu încasări satisfăcătoare poate fi depăşită doar de o lună cu recuperări uriaşe, acestea reprezentând plata pentru ceea ce a produs cabinetul. În timp ce unele cabinete stomatologice discută cu pacienţii opţiunile terapeutice dar şi aspectele financiare încă de la început, altele se luptă cu dezbateri nesfârşite pentru a gestiona recuperările financiare. De aici şi necesitatea implementării în cabinete a unei politici financiare eficiente.

Conturarea politicii financiare a cabinetului

Parametrii pentru opţiunile financiare oferite pacienţilor trebuie dezvoltaţi la nivel intern şi ar trebui să includă o reducere pentru plata în avans sau pentru plata integrală achitată în momentul serviciului. Ar trebui aplicate reduceri la plăţile integrale, nu doar la „partea estimată” a pacientului. Cabinetul trebuie să definească opţiunile interne pe care urmează să le extindă.

Manipularea asigurării pacientului

Rolul pe care planurile de asigurare îl joacă în cabinet poate fi gestionat în cazul în care medicul şi echipa cunosc în mod clar modul în care va fi manipulată asigurarea pacientului.
Majoritatea cabinetelor acceptă alocarea unor beneficii la planul primar de asigurare al pacientului. Este înţelept a se evita implicarea unor clauze secundare, ce pot crea confuzie cu privire la cine primeşte restituirea supraplăţii. Clauzele secundare trebuie să fie pur şi simplu depuse în numele pacientului şi pacienţii trebuie despăgubiţi direct prin planul secundar.

Implementarea acordurilor financiare scrise

Prin folosirea acordurilor financiare scrise, cabinetele pot ajuta la eliminarea confuziei pacientului cu privire la responsabilitatea sa financiară. Este foarte importantă discutarea cu pacienţii a opţiunilor şi angajamentelor financiare şi este imperios necesar ca aceştia să poată fi traşi la răspundere pentru nerespectarea termenelor stabilite. Cabinetele inteligente utilizează un formular de acord financiar dedicat, care include opţiunile pentru reduceri, metode multiple de plată, precum şi datele specifice în care se aşteaptă plata. Cabinetele ar trebui să stabilească limite minime pentru sumele tratamentelor ce necesită un acord financiar scris.

A decide ce înseamnă „soldul sănătos al creanţelor”

Trebuie stabiliţi parametrii sănătoşi pentru totalurile soldurilor de creanţe (A/R, accounts/receivable). În mod ideal, totalul A/R al unui cabinet nu trebuie să depăşească producţia sa totală medie lunară. Apoi, categoriile “între 30-60 de zile” şi “între 60-90 de zile” ar trebui să varieze între 10% şi 13%. Conturile cu solduri care nu s-au modificat într-un interval mai lung de 90 zile ar trebui să constituie mai puţin de 8% din totalul A/R. Şedinţele, inclusiv cele ale coordonatorul financiar al cabinetului şi ale managerului cabinetului ar trebui să aibă loc cel puţin lunar pentru a monitoriza aceste cifre.

A face din gospodărirea A/R o simplă rutină

Cererile de asigurare ar trebui procesate zilnic şi depunerea lor prin mijloace electronice poate face acest proces mult mai simplu, fiind mai uşor de urmărit de un coordonator financiar. Piaţa de cereri online continuă să devină tot mai competitivă. Cabinetele pot influenţa această saturaţie a pieţei prin căutarea unui furnizor de cereri online care oferă preţuri accesibile şi servicii suplimentare, precum depistarea cererilor „lipsă”.
Rapoartele de îmbătrânire a asigurărilor trebuie administrate săptămânal. Cererile mai vechi de 30 de zile ar trebui monitorizate imediat, începând cu vânzătorul de cereri online al cabinetului şi, la nevoie, cu compania curentă de asigurări. Pur şi simplu trebuie evitată redepunerea cererilor, deoarece aceasta poate întârzia efectiv plata şi ar putea cauza facturarea multiplă a cabinetului pentru depunerea aceleiaşi cereri electronice.

Facturile pacientului trebuie trimise cel puţin o dată pe lună. Acest serviciu poate fi externalizat pentru a asigura expedierea acestora fără a perturba în mod semnificativ operaţiunile cabinetului. O altă opţiune constă în trimiterea facturilor către pacienţi după recepţionarea plăţii finale din partea companiei de asigurare. Se recomandă expedierea unei scurte scrisori pacientului alături de o copie a explicării prestaţiilor şi o factură. Aceasta oferă claritate şi poate reduce durata de timp necesară pentru primirea soldului restant de la pacient.

Monitorizarea plăţilor restante

O combinaţie între monitorizarea telefonică şi cea scrisă cu pacientul ar trebui aplicată în cazul în care cabinetul nu a primit plata pe o sumă datorată în termen de 30 de zile. Paşii acestui proces sunt detaliaţi mai jos, iar fiecare pas presupune că măsura anterioară nu a rezolvat soldul. Fiecare scrisoare trebuie să fie însoţită de o copie a facturii pacientului. Toată corespondenţa trebuie să fie trimisă în mod certificat, cu solicitarea confirmării de primire.

Trebuie întâi expediată o scrisoare prietenoasă pentru asigurarea faptului că pacientul primeşte factura sa. Pacientul ar trebui să primească, de asemenea, un apel telefonic. În cazul în care cabinetul vorbeşte cu pacientul, acesta ar trebui să fie informat că apelul are legătură cu soldul contului său şi suma datorată. În multe cazuri, pacienţii au nicio idee că firmele lor de asigurare şi-au achitat partea şi vor informa apelantul că îşi vor plăti soldul.

Trebuie apoi trimisă o scrisoare delicată de recuperare. Tonul acestei scrisori rămâne prietenos, dar afirmă că soldul trebuie rezolvat. De asemenea, scrisoarea trebuie să solicite pacientului să apeleze telefonic cabinetul pentru a face aranjamentele sau pentru a trimite plata în termen de 10 zile lucrătoare.

Următorul pas constă într-un apel telefonic „ferm”, politicos şi profesionist. Pacientul ar trebui conştientizat cu privire la îngrijorarea cabinetului, iar apelantului trebuie să identifice oportunităţile de a întreba pacientul despre momentul în care soldul restant poate fi rezolvat.
O scrisoare de recuperare directă permite pacientului să ştie că este valoros pentru cabinet şi că soldul trebuie rezolvat în termen de 10 zile pentru a evita trimiterea facturii pentru recuperare.

Apelul telefonic final ar trebui să menţină tonul politicos şi profesionist al încercărilor anterioare de a rezolva problema. Atenţia acestui apel se concentrează asupra modului în care şi dacă pacientul intenţionează să achite soldul. În cazul în care pacientul nu este dispus să facă un angajament, trebuie făcut următorul pas.

Notă finală scrisă este o scrisoare fermă cu antetul “Comunicare definitivă”. Scrisoarea finală trebuie să evidenţieze încercările anterioare făcute prin telefon şi e-mail în efortul de a contacta pacientul. Nota finală scrisă informează, de asemenea, pacientul că factura va fi predată unei agenţii de recuperare şi biroului de raportare a creditelor, dacă problema nu se rezolvă în următoarele 14 zile lucrătoare.
Odată cu finalizarea acestor paşi de monitorizare, este timpul de a preda factura pacientului unei agenţii de recuperare; se recomandă utilizarea unei agenţii cu experienţă în industria dentară.

Stabilirea acordurilor financiare şi gestionarea sumelor datorate cabinetului poate nu este cea mai plăcută activitate în cabinet, dar coerenţa reprezintă cheia succesului. Fiecare pas enumerat este important, dar multe pot fi uşor excluse sau trecute cu vederea. Indiferent că se urmează planul descris mai sus sau că acesta se adaptează conform necesităţilor individuale ale cabinetului, un cabinet stomatologic trebuie să fie consecvent în scopul de a preveni nereuşita în recuperarea soldurilor restante.

Despre autor:

Penny Reed Limoli
Dental Practice Management Consultant
Arlington, Tennessee

written by

The author didn‘t add any Information to his profile yet.

Comments are closed.

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!