Revenirea cabinetelor după COVID-19

Originally published in Compendium, an AEGIS Property. All rights reserved. 

ORDINEA PRIORITĂȚILOR pentru o revenire reușită a cabinetelor după COVID-19

Four Priorities for a Successful COVID-19 Recovery by Roger P. Levin, DDS. Originally published in Compendium of Continuing Education in Dentistry 41(7 ) July/August 2020. © 2020 AEGIS Publications, LLC. All rights reserved. Reprinted with permission of the publishers.
Traducere și redactare: Lector Univ. Dr. Blanka Petcu

În timpul recesiunii începută în 2008, numeroase cabinete au redus masiv cheltuielile, reușind după 12 luni un profit mai mare decât avuseseră anterior. Deși părea un lucru bun, afacerile pot face astfel de reduceri enorme doar o singură dată.

În lumina pandemiei COVID-19, afacerea dentară poate fi schimbată pentru totdeauna. Judecând după recesiile din trecut, cabinetele se pot aștepta să experimenteze un anumit grad de pacienți pierduți, planuri mai complexe de tratament respinse și în plus, în prezent, sunt obligate să se  confrunte și cu obligativitatea de a aplica strictele reguli de siguranță medicală a pacienților.

Vestea bună este că există strategii fundamentale pe care cabinetele le pot utiliza pentru a efectua o schimbare în afacere. Aceste tactici, împreună cu cunoștințele acumulate din perioadele de recesiuni economice anterioare pot ajuta cabinetele să își revină cu succes.

Marea recesiune din 2008-2009

O examinare a impactului recesiunii din anii 2008-2009 poate ajuta la prognozarea potențialelor efecte post-COVID-19 și în cazul cabinetelor dentare. Înaintea acelor evenimente, mulți economiști apreciau stomatologia ca pe o afacere rezistentă la recesiune. Cu toate acestea, fiind cea mai lungă și cea mai profundă recesiune (n.r. din istoria SUA), a fost și prima care a afectat în mod direct cabinetele dentare. 

Potrivit centrului de date ale companiei autorului, în cursul acelei recesiuni care a durat oficial din decembrie 2007 până în iunie 2009, 75% dintre cabinetele dentare au scăzut în producție, creșterea anuală a stomatologiei pe implanturi s-a redus de la o sumă cu două cifre la mai puțin de 3%, mulți pacienți nu s-au mai întors niciodată la medicii lor dentiști din cauza provocărilor financiare, iar acceptarea planurilor de tratament s-a diminuat în special pentru cazurile mai ample.

Realitățile crude care au impact asupra cabinetelor stomatologice impun, în urma recesiunii, modificarea cursului practicilor dentare. Managementul cabinetelor în timpul unei crize dar și după criză trebuie abordat din punct de vedere al redresării afacerii, care este foarte diferit față de un management cotidian, în condiții obișnuite. După COVID-19 va fi importantă identificarea și respectarea unor  strategii de înaltă prioritate și de măsurare care vor ajuta cabinetele dentare în perioada de recuperare.

Factori critici pentru redresarea cabinetelor

Pentru ca recuperarea activității practice să aibă succes, cabinetele dentare ar trebui să ia în considerare patru factori esențiali:

(1) Veniturile

Veniturile pot fi cel mai important factor într-o recuperare. Fiecare cabinet ar trebui să analizeze săptămânal veniturile și să identifice pragul de rentabilitate, după achitarea tuturor cheltuielilor. În cazul în care activitatea practică poate genera suficiente venituri pentru a plăti cheltuielile, prin definiție, cabinetul a supraviețuit; dacă veniturile depășesc cheltuielile, acum are profit. Acest lucru poate părea evident și simplist, dar este elementul cheie care stă la baza unei redresări de afaceri sau a unei recuperări a cabinetului dentar.

Cabinetele ar trebui să ia măsuri pentru a genera cât mai repede venituri. Aceasta ar putea include oferirea unui program de lucru prelungit, reducerea timpului de concediu pentru personal, programarea celor mai productive cazuri cât mai curând posibil și concentrarea pe un volum mai mare de planuri de tratament simple. Specialiștii ar trebui să se concentreze pe recomandări din partea colegilor pentru a crea un flux de pacienți care să genereze venituri. Cu cât veniturile cresc mai repede, cu atât mai curând cabinetul poate acumula numerar.

(2) Numerar

Vechea expresie “banul vorbește” este absolut adevărată. Atunci când afacerile au bani cash, operează dintr-o poziție de forță, ceea ce le ajută să aibă succes. Pe baza sondajului efectuat de centrul de date al companiei mele referitor la cabinetele dentare în perioada crizei COVID-19, se pare că 90% dintre cabinetele de medicină dentară au avut bani în numerar suficienți sub o lună pentru a acoperi cheltuielile, dacă nu s-au generat noi venituri. Din fericire, unele cabinete au putut accesa împrumuturi guvernamentale. 

Un cabinet dentar ar trebui să aibă întotdeauna cash disponibil pentru o perioadă de 4 luni. Acest numerar ar trebui plasat într-o rezervă separată, astfel încât să nu apară ca parte a contului de operare a cabinetului și ulterior, să poată fi considerat ca venit, dacă rămâne neutilizat. Cabinetele cu numerar vor avea resursele pentru a supraviețui declinului producției ce survine în cursul unei crize și care poate apărea în perioada incertă de după criză.

(3) Cheltuieli

În cursul crizei actuale, multe cabinete au încercat menținerea cât mai redusă a cheltuielilor. Acest lucru are un sens real atunci când cabinetele sunt închise. Cu toate acestea, în cadrul unei redresări, afacerile au nevoie de resurse pentru a crește. Acestea au nevoie de abilitatea de a cumpăra consumabilele necesare și de a angaja personalul adecvat pentru reluarea sistemului de lucru, care să coordoneze eficient programul în relație cu programările pacienților, care să poată executa procedurile terapeutice și să colecteze taxele – cu alte cuvinte, tot ceea ce este necesar pentru a gestiona producția, a construi venituri și a acumula numerar. Acest lucru nu se va întâmpla în cazul în care cheltuielile sunt reduse continuu, la niveluri minime.

În timpul recesiunii din 2008-2009, numeroase cabinete dentare au redus masiv cheltuielile și după 12 luni au reușit să demonstreze un profit mai mare decât avuseseră în anii precedenți. Deși acest lucru părea un lucru bun pentru mulți stomatologi, problema era că afacerile pot face așa reduceri enorme doar o singură dată. Aruncând totul din „barca de salvare”, ca să spunem așa, multe cabinete au început să se zbată pe măsură ce le scădea producția, iar strategia de a reduce pur și simplu cheltuielile nu a fost suficientă pentru a face diferența.

Desigur, orice cheltuieli de prisos ar trebui eliminate, iar sistemele ar trebui raționalizate și simplificate. Cu toate acestea, personalul cheie ar trebui păstrat și recalificat pentru a se concentra pe cele mai înalte priorități, cum ar fi programarea pacienților, reactivarea celor întârziați, colectarea banilor datorați cabinetului, gestionarea corespunzătoare a asigurărilor stomatologice și urmărirea tratamentului incomplet sau a cazurilor care au fost acceptate, dar încă neprogramate. Funcțiile care au legătură cu prioritizarea redresării afacerii sau a recuperării cabinetului ar trebui să devină punctul central al fiecărui membru al echipei.

(4) Consilieri

Criza COVID-19 este fără precedent și majoritatea cabinetelor dentare au necesitat asistență externă pentru a o depăși și, probabil, vor avea nevoie de ea și în continuare. De exemplu, multe cabinete au solicitat ajutor, ce s-a dovedit a fi prețios, în ceea ce privește împrumuturile guvernamentale oferite în timpul crizei, un proces confuz pentru mulți proprietari de cabinete. 

Avocații din sfera dreptului muncii au fost esențiali în înțelegerea celor mai bune opțiuni pentru a concedia sau a păstra personalul și pentru gestionarea șomajului. Consultanții au avut rol cheie în recomandarea a ceea ce trebuie făcut înainte de redeschidere și în cele trei faze inerente – de cerere redusă, de producție diminuată și de recuperare. 

Consilierii financiari au fost esențiali în realinierea portofoliilor și în proiectarea câștigurilor și a pierderilor pe măsură ce piața bursieră, a obligațiunilor și majoritatea celorlalți indicatori financiari au fluctuat. Pentru a merge mai departe, profesioniștii precum contabilii și avocații fiscali vor fi esențiali, deoarece impozitele vor crește inevitabil.

Consilierii pot juca un rol esențial pe măsură ce cabinetele își croiesc drum pe calea redresării. Redeschiderea nu poate fi abordată cu o atitudine de “ca de obicei”. Practicile vor beneficia de pe urma cunoașterii modului în care să parcurgă măsurătorile săptămânale, să prioritizeze plățile, să negocieze cheltuielile, să gestioneze opțiunile planului de asigurare, să acorde atenție programării pacienților în funcție de producție, să înțeleagă opțiunile financiare extinse pentru pacienți – pentru a sublinia doar o parte din factori.

Rezumat

Recuperarea post-COVID-19 nu va fi pe principiul unei „afaceri, ca de obicei”. Cabinetele nu au mai fost niciodată în trecut forțate să își suspende activitatea și nici nu a avut loc o recesiune care să includă atât probleme de sănătate și de siguranță, cât și provocări economice profunde. În cele din urmă, majoritatea cabinetelor își va reveni, dar între timp, trebuie să regândească modul în care consideră stomatologia ca pe o afacere. 

Concentrarea pe cei patru factori esențiali descriși mai sus va ajuta cabinetele stomatologice să implementeze strategii cu valoare ridicată, să urmărească săptămânal rezultatele, să crească treptat numerarul și profitabilitatea și, în cele din urmă, să supraviețuiască. 

De asemenea, clinicienii pot vizita secțiunea centrului de resurse de recuperare post-COVID-19 al companiei mele de management al cabinetelor pe levingroup.com pentru a afla, dintr-o singură pagină, modul în care să creeze un plan strategic de recuperare după pandemie.

Despre autor:

Roger P. Levin, DDS
CEO and Founder, Levin Group, Inc. (
levingroup.com), a practice management consulting firm that has worked with more than 30,000 dental practices

written by

The author didn‘t add any Information to his profile yet.

Comments are closed.

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!